Управление организационными изменениями

М. Т. Ханнан, Дж. Фриман с точки зрения мобилизации ресурсов выделяют следующие ключевые аспекты ядра организации [1]

1. заявленные цели (goals) — с их помощью организация получает признание и другие ресурсы;
2. формы власти (forms of authority) внутри организации и основа взаимодействия между руководителями и сотрудниками;
3. ключевая технология (core technology) — технология производства товаров и услуг, выраженная в капитальных вложениях, инфраструктуре и квалификации персонала;
4. маркетинговая стратегия в широком смысле — типы клиентов (или покупателей), на которых организация ориентирует свою продукцию, и способы привлечения ресурсов из внешней среды.

Последовательность цифр здесь говорит о силе влияния параметра на инерцию (неизменчивость) организации. Цели являются наиболее костными, то есть их изменение будет подвержено наибольшему сопротивлению. Таким образом, вероятность изменений должна снижаться при подъеме по иерархической лестнице, а риски увеличиваться.

4 жестких фактора являются  лакмусовой бумажкой для оценки  вероятности успеха проекта изменения [2]

DICE = D + 2*I + 2*C1 + C2 + E

D — Продолжительность (Duration) — время  между контрольными точками проекта

I — Ответственность (Integrity)- качество  изменений будет зависеть от  квалификации исполнителей

C — Приверженность (Commitment) —  поддержка изменений (влиятельные сотрудники,  руководители — С1; сотрудники,  которых затрагивают изменения — С2)

E — Усилие (Effort) — новые обязанности  сотрудников относительно изменений  помимо оперативной работы

Каждому фактору присваивается  число от 1 (благоприятный) до 4  (маловероятный)

Ключевые положения:

* Каждый сотрудник подчиняется только одному менеджеру.

* Работа делится между сотрудниками с определенными ролями.

* Каждый индивидуум подчиняется общей цели.

* Команда — это не более чем сумма индивидуальных усилий.

* Менеджеры контролируют процесс, сотрудники придерживаются дисциплины.

Положения об организационных изменениях:

* До оговоренного конечного состояния организацию может изменить руководство.

* Сопротивление будет, и им можно управлять.

* Изменения пройдут успешно в случае эффективного планирования и контроля.

Ограничения метафоры:

* механистический взгляд заставляет менеджеров управлять организацией как машиной.

* при стабильном состоянии данный подход срабатывает, но, когда возникает необходимость значительных изменений, сотрудники воспринимают их как капитальную перестройку, обычно разрушительную, и, соответственно, оказывают сопротивление.  В таком положении трудно что-либо изменять.

* необходимы решительные действия менеджеров, вдохновляющий замысел и контроль сверху.

Руководящие принципы:

* Изменения необходимо вводить

* Сопротивлением можно управлять

* Цели определяют направление движения

Ключевые положения:

* Вы не сможете отгородиться от политики организации. Вы уже в ней замешаны.

* Вам понадобятся сторонники, если вы хотите что-нибудь сделать.

* Вы должны знать, кто обладает властью и кто кому благоволит.

* Существуют важные политические расклады, имеющие преимущество по сравнению с официальной структурой организации.

* Коалиции больше значат, нежели рабочие команды.

* Наиболее важные решения касаются распределения дефицитных ресурсов по принципу «кому что достанется», и здесь в ход идут торг, переговоры и соперничество.

Положения об организационных изменениях:

* Изменения не будут иметь успеха, если их не поддержит влиятельный человек

* Чем больше сторонников у изменений, тем лучше

* Необходимо знать политическую карту и понимать, кто в результате изменений выиграет, а кто проиграет

* Среди эффективных стратегий — создание новых коалиций и повторное обсуждение вопросов

Ограничения метафоры:

* Исключительное применение данного подхода может привести к развитию сложных стратегий в стиле Макиавелли

* Учитывая, что в любой организации есть победители и проигравшие, жизнь компании может превратиться в политическую войну.

Руководящие принципы:

* Для изменений необходимы новые коалиции и переговоры

Ключевые положения:

* Не существует «лучшего и единственного пути» построения и управления организацией

* Основа успеха организации — информационный поток между различными частями систем и их окружения

* Необходимо добиться максимального соответствия индивидуальных, командных и организационных потребностей

Положения об организационных изменениях:

* Изменения происходят только в ответ на перемены в окружающей среде (об использовании внутреннего импульса речь не идет)

* Индивидуумы и группы должны осознавать необходимость перемен, чтобы адаптироваться к ним

* Реакцию на изменения в окружающей среде можно выработать

* Стратегии успеха — участие и психологическая поддержка

Ограничения метафоры:

* Представлять компанию в качестве адаптивной системы некорректно. Организация не только адаптируется к своему окружению, но и сама может формировать его, сотрудничая с другими сообществами или организациями, начать производство новых товаров или услуг, значительно изменяя бизнес-среду

* Идеалистичная картина сплоченности и потока информации между департаментами чужда реальности. Иногда разные части организации действуют автономно, и на то есть свои причины

* Опасность превращения метафоры в идеологию о том, что индивидуумы должны полностью слиться с компанией. То есть работу следует устроить так, чтобы люди удовлетворяли свои личные потребности через организацию

Руководящие принципы:

* Должны участвовать сотрудники и осознавать необходимость перемен

* Сотрудникам нужно помогать

* Изменяться нужно в ответ на перемены окружающей среды

Организационные изменения проходят три ступени:

• «размораживание» сложившегося положения (определение нынешней ситуации, выделение движущей силы и силы сопротивления, описание конечного состояния);
• «движение» к новому состоянию (участие и вовлечение сотрудников);
• стабилизация и «замораживание» нового состояния с помощью определения политики, вознаграждения за успех установки новых стандартов.

Четыре шага изменения организации

• Исследования (подтверждение необходимости в изменениях, получение соответствующих ресурсов)
• Планирование (участвуют главные ответственные лица и технический персонал, диагноз и действия выражаются в плане изменений)
• Действие (в точном соответствии с планом, обязательно наличие обратной связи, чтобы вводить поправки, если ситуация изменится)
• Интеграция (согласование изменений с другими сферами организации, формализация изменений через установленные в организации механизмы )

1) Создать атмосферу безотлагательности действий (изучив рыночную ситуацию, конкурентные позиции компании; выявив и проанализировав реальные и потенциальные кризисы, благоприятные возможности)
2) Сформировать влиятельные команды реформаторов (объединив усилия влиятельных сотрудников, агентов перемен; поощряя деятельность участников сформированной команды)
3) Создать видение (создавая образ желаемого будущего с целью повышения активности сотрудников; разработав стратегию достижения видения)
4) Пропагандировать новое видение (используя доступность изложения, метафоры, аналогии, примеры моделей нового поведения команды реформаторов)
5) Создать условия для претворения нового видения в жизнь (устраняя блокирующие новое поведение препятствия; изменяя структуры и обязанности, противоречащие новому видению; поощряя творческий подход и готовность рисковать)
6) Спланировать и достичь ближайшие результаты (планируя обязательные первые шаги; вознаграждая и пропагандируя первые успехи)
7) Закрепить достижения и расширить преобразования (создавая атмосферу доверия к новым подходам; меняя кадровый состав и проводя кадровые перестановки; распространяя успешный опыт по всей организации)
8) Институциализировать новые подходы (формализуя правила поведения; выстраивая взаимосвязь между результатами и вознаграждениями; создавая условия развития для новых качеств сотрудников).

Модель представляет организацию, как четыре взаимозависимые подсистемы:

• Работа. Ежедневные обязанности сотрудников. Здесь уточняется форма процесса, воздействие на работников и доступные виды вознаграждения.
• Люди. Навыки и характеристики сотрудников организации. Их ожидания, исходные данные.
• Формальная организация. Структура, системы и политика компании. Принципы организации работы.
• Неформальная организация. Незапланированные, неписаные правила, появляющиеся со временем власть, влияние, ценности и нормы.

Работая над одной подсистемой — влияем на все другие. Оставшиеся без изменения подсистемы стараются вернуть измененные в предыдущее состояние.

Изменение состоит из трех фаз:

• Окончание (прежде чем построить что-то новое, нужно положить конец старому; определите, кто и что теряет, предусмотрите реакцию и открыто признайте потери; повторно информируйте об изменениях — людям понадобится время, чтобы это усвоить; обозначьте конец).
• Нейтральная зона (проследить, чтобы люди признали нейтральную зону и восприняли её как часть процесса; могут понадобиться временные структуры — группы специалистов и мини-команды; наладить ритмичную работу организации).
• Новое начало (взращивайте начало осторожно. Его нельзя запланировать или предсказать, но можно поощрить, поддержать и усилить; для нового начала необходимо четыре основных элемента: причина изменений, образ новой организации, пошаговый план действий, место в итоговой картине).

Логика модели состоит в том, что изменения реализуются по двум направлениям (аспектам: бизнес; сотрудники. То есть успех преобразований возможен, если управлять одновременно проектом внедрения и изменениями сотрудников. Проект внедрения должен включать следующие стадии:

• Определение потребности бизнеса в изменениях и возможности их реализации
• Определение целей и разработка плана преобразований
• Реализация проекта изменений
• Поддержание измененного состояния

Изменение сотрудников отражает происходящее в сотрудниках в процессе трансформации их взглядов и поведения.

• Осознание необходимости изменений (Awareness)
• Желания поддержать изменения и участвовать в них (Desire)
• Знания того, как осуществлять изменения и каким должен быть результат (Knowledge)
• Способности внедрять изменения день за днем (Ability)
• Способности закрепить изменения (Reinforcement)

Согласно проведенному анализу Мэри Кроссан, Генри Лейн и Родерик Уайт обучение организации — это процесс изменения в сознании и действиях сотрудников, групп и компании в целом. Речь идет о том, что поведенческие и мыслительные процессы в организации связываются четырьмя процессами [4]:

• Подсознательными;
• Включения;
• Интегрирования;
• Институционализации.

Начало обучения организации происходит на уровне личности и его подсознания. Потом, в процессе анализа, внешние знания включаются в практическую деятельность сотрудников. Отдельно освоенные работниками элементы объединяются для использования вместе, на групповом уровне. Интегрируясь, они переносятся на уровень всей организации и институционализируются, внедряясь во все сферы деятельности через процессы, структуры и оперативные процедуры.

Имеется три уровня перехода:

• Индивидуальный
• Групповой
• Организационный

На каждом из них обучение может прекратиться, встречая различные препоны . А с другой стороны может быть ускоренно в зависимости от того, насколько позитивны его результаты и если изменения затронули наиболее влиятельных лиц организации. При чем изменения как начинаются у отдельных людей, так и заканчиваются на организационном уровне у отдельных людей. То есть обучение на одном уровне подпитывает обучение на другом уровне, как вверх, так и вниз.

R.Hersey и K.Blanchard предлагают рассматривать изменения в сотруднике на нескольких уровнях [5].

Уровень знаний — получение информации об изменении, понимание их сути, выгод и угроз.

Уровень отношений к изменениям — принятие или отторжение рассудком и на эмоциональном уровне необходимости преобразований и конкретных действий.

Уровень индивидуального поведения — действия, совершаемые сотрудником в поддержку изменений.

Уровень организационного поведения — взаимодействие сотрудника с другими в соответствии с новыми требованиями.

Изменение на уровне взаимодействия с другими сложнее остальных уровней и требует наибольшего времени.