Система управления документами

Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности систем управления содержимым (CMS).

В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.

Сервисы DMS

Метаданные

Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

Интеграция

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Захват

Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Индексирование

Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

Хранилище

Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит. Также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и целостность данных.

Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

Нормативные требования

К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:

  • Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 № 77-ФЗ[1]
  • Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ[2]
  • Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"[3]
  • Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"[4]
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов[5]
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы[6]
  • ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь[7]
  • ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования [8]
  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы[9]
  • ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами[10]
  • ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению[11]
  • ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем[12]
  • ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией[13]
  • ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239[14]
  • Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33 Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)[15]
  • Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" [16]
  • Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 4 декабря 2020 г. N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций"[17]

См. также

Примечания
  1. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями и дополнениями) | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  2. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями) | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  3. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  4. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  5. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы.
  7. ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь.
  8. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования.
  9. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы.
  10. ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами.
  11. ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению.
  12. ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем.
  13. ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией.
  14. ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239.
  15. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33 Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ).
  16. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  17. Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций" | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.


This article is issued from Wikipedia. The text is licensed under Creative Commons - Attribution - Sharealike. Additional terms may apply for the media files.